La conservazione delle fatture, registri contabili e dichiarativi

In questo secondo articolo della rubrica digitalstudio andiamo ad analizzare l’opportunità di utilizzare la conservazione digitale rispetto alla stampa cartacea dei registri contabili e dei dichiarativi fiscali (in merito alle fatture elettroniche si farà solo un breve excursus in quanto già in formato elettronico XML e conservate dall’Agenzia delle Entrate previo consenso dato). Si ricorda che un archivio digitale fornisce la possibilità di ricercare i documenti in maniera più veloce e precisa ed inoltre i documenti sono sempre disponibili attraverso l’accesso all’archivio di conservazione. Questo per il raggiungimento dell’obiettivo di uno studio più efficiente e con meno carta stampata.

La normativa stabilisce che entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi, i documenti rilevanti devono essere stampati in formato cartaceo o conservati in formato digitale.

L’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 36/2006 ha individuato questi documenti che devono rispettare tale regola:

• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
• scritture ausiliare di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
• registri prescritti ai fini IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse;
• registri previsti dalla legislazione del lavoro;
• libri sociali elencati nell'articolo 2421 C.c., ossia il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione;
• dichiarazioni fiscali (modelli redditi, IVA, ecc.) i Modd. F23 e F24, le fatture e i documenti analoghi;
• la relazione sulla gestione (articolo 2428 C.c.) e la relazione dei sindaci (articolo 2429 C.c.) e dei revisori contabili (articolo 209, comma 3, D.Lgs. n. 58/1998) che per legge devono essere allegate al bilancio d'esercizio.